Einführung der virtuellen Eigentümerversammlung: Was Eigentümergemeinschaften wissen müssen

Die Digitalisierung hält Einzug in die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften. Der Rechtsausschuss im Bundestag hat kürzlich die Einführung der virtuellen Eigentümerversammlung empfohlen. Diese Entscheidung könnte weitreichende Auswirkungen auf die Mitbestimmung und Effizienz von Gemeinschaften haben.

Was ist eine virtuelle Eigentümerversammlung?

Eine virtuelle Eigentümerversammlung ermöglicht es den Eigentümern, an Versammlungen teilzunehmen, ohne physisch anwesend zu sein. Dies kann über Videokonferenzen oder andere digitale Plattformen geschehen. Ziel ist es, die Teilnahme zu erleichtern und die Beschlussfassung effizienter zu gestalten.

Vorteile der virtuellen Eigentümerversammlung:

• Erhöhte Teilnahme: Eigentümer können von überall aus teilnehmen, was die Beteiligung erhöht.
• Effizienz: Entscheidungen können schneller getroffen werden, da Reisezeiten und logistische Hürden entfallen.
• Kostenersparnis: Weniger Ausgaben für Veranstaltungsorte und Reisedokumentationen.
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des CO2-Fußabdrucks durch weniger Reisen.
• Flexibilität: Terminabsprachen werden einfacher, da keine Rücksicht auf physische Verfügbarkeiten genommen werden muss.
• Transparenz: Diskussionen und Abstimmungen können aufgezeichnet und später eingesehen werden.
• Inklusivität: Eigentümer, die aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Mobilitätseinschränkungen nicht anreisen können, sind nicht ausgeschlossen

Wichtige Punkte aus dem Gesetzentwurf:

• Zulässigkeit: Die virtuelle Teilnahme an Eigentümerversammlungen wird gesetzlich zugelassen. Der Gesetzentwurf definiert die Rahmenbedingungen und Anforderungen hierfür.
• Beschlussfähigkeit: Virtuelle Versammlungen sind beschlussfähig, wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind und alle Teilnehmer gleichberechtigt teilnehmen können.
• Technische Anforderungen: Die verwendeten Plattformen müssen stabil und sicher sein, um eine reibungslose Versammlung zu gewährleisten.

Fallbeispiel:

Frau M., Mitglied einer großen Eigentümergemeinschaft, konnte aufgrund beruflicher Verpflichtungen oft nicht an den Versammlungen teilnehmen. Durch die Einführung der virtuellen Eigentümerversammlung konnte sie nun aktiv an der Entscheidungsfindung teilnehmen und ihre Stimme einbringen. Dies führte zu einer höheren Zufriedenheit und besserer Umsetzung der Gemeinschaftsprojekte.

Nächste Schritte für die Umsetzung bei Eigentümergemeinschaften:

1. Technische Ausstattung: Sicherstellen, dass alle Teilnehmer über die notwendige Technik verfügen.
2. Schulung und Information: Die Eigentümer über die Nutzung der virtuellen Plattformen informieren und schulen.
3. Regelungen im Verwaltervertrag: Anpassung des Verwaltervertrags, um die Durchführung virtueller Versammlungen zu ermöglichen.
4. Testlauf: Vor der offiziellen Einführung einen Testlauf durchführen, um technische Probleme zu identifizieren und zu beheben.

Wichtige Fragen und Antworten zur virtuellen Eigentümerversammlung:

• Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen? Eine ordentliche Eigentümerversammlung muss vom Verwalter einberufen werden, mit einer Ladungsfrist von drei Wochen. Für eine außerordentliche Versammlung können mehr als 25% der Eigentümer schriftlich (auch per E-Mail) eine Einberufung verlangen. Sollte der Verwalter dies verweigern, kann der Verwaltungsbeirat oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.

• Wie erfolgt die Abwahl des Verwalters? In der Eigentümerversammlung muss sowohl über die Abwahl des Verwalters als auch über die Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen werden. Dieser Beschluss kann nicht dadurch blockiert werden, dass einige Eigentümer der Versammlung fernbleiben. Ist der amtierende Verwalter nicht anwesend, muss beschlossen werden, wer ihn über die Abberufung informiert.

• Was passiert nach der Abwahl des Verwalters? Nach der Abwahl muss die Eigentümergemeinschaft einen neuen Verwalter bestellen. Dabei ist es sinnvoll, sich im Vorfeld über mögliche Kandidaten zu informieren und Angebote einzuholen.

• Darf ein Eigentümer eine außerordentliche Versammlung einberufen? Ja, wenn der Verwalter sich weigert und mehr als 25% der Eigentümer dies schriftlich verlangen.

• Was tun, wenn der Verwalter sich nicht kümmert und keine Abrechnung erstellt? Dies kann ein Grund für eine fristlose Kündigung sein. Die Eigentümergemeinschaft sollte rechtliche Beratung einholen und ggf. die außerordentliche Versammlung einberufen.

• Kann der Beirat eine Versammlung einberufen? Ja, der Verwaltungsbeirat kann eine Versammlung einberufen, wenn der Verwalter dies verweigert.

Expertentipp:

Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg der virtuellen Eigentümerversammlung. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Gemeinschaft digital zu vernetzen und effizienter zu gestalten.

Weitere Informationen:

Lesen Sie mehr über die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorteile der virtuellen Eigentümerversammlung im Gesetzentwurf und im VDIV-Digitalisierung-Report 2024.