Ratgeber zum Wechsel der Hausverwaltung: Wie gelingt der Wechsel reibungslos?

Eine Hausverwaltung spielt eine entscheidende Rolle im Alltag einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Eine ineffiziente oder unzuverlässige Hausverwaltung kann den Wert und den Zustand der Immobilie erheblich beeinträchtigen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie man eine schlechte Hausverwaltung erkennt, was eine gute Hausverwaltung ausmacht und wie man nach aktuellem Recht einen Wechsel der Hausverwaltung einleitet.

Wie erkennt man eine schlechte Hausverwaltung?

Eine schlechte Hausverwaltung kann durch verschiedene Anzeichen identifiziert werden:

• Schlechte Kommunikation: Antworten auf Anfragen dauern lange oder erfolgen gar nicht. Es gibt keine regelmäßigen Berichte oder Updates.
• Intransparente Abrechnungen: Die Jahresabrechnungen sind unklar, fehlerhaft oder unvollständig.
• Vernachlässigte Instandhaltung: Reparaturen und Wartungsarbeiten werden verzögert oder gar nicht durchgeführt.
• Missmanagement von Geldern: Es gibt Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung oder unklare Ausgaben.
• Unprofessionelles Verhalten: Die Hausverwaltung verhält sich unhöflich oder respektlos gegenüber den Eigentümern.

Was macht eine gute Hausverwaltung aus?

Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Effiziente Kommunikation: Regelmäßige Updates, schnelle Antworten auf Anfragen und transparente Kommunikation.
• Klare Abrechnungen: Detaillierte, verständliche und fehlerfreie Abrechnungen.
• Proaktive Instandhaltung: Regelmäßige Inspektionen und schnelle Durchführung von Reparaturen und Wartungsarbeiten.
• Solide Finanzverwaltung: Klare und nachvollziehbare Buchhaltung ohne Unregelmäßigkeiten.
• Professionelles Verhalten: Freundlicher und respektvoller Umgang mit den Eigentümern.

Wie leitet man den Wechsel der Hausverwaltung ein?

Der Wechsel der Hausverwaltung ist ein formeller Prozess, der nach aktuellem Recht durchgeführt werden muss. Hier sind die Schritte:

Vorbereitung:

• Bedarf feststellen: Identifiziere die Gründe für den Wechsel und stelle sicher, dass die Mehrheit der Eigentümer den Wechsel unterstützt.
• Kündigungsfrist prüfen: Überprüfe den bestehenden Vertrag auf die Kündigungsfrist und die Bedingungen für eine ordnungsgemäße Kündigung. Laut der WEG-Reform 2020 kann die Hausverwaltung jederzeit abberufen werden, und der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
• Neue Hausverwaltung finden: Recherchiere und vergleiche verschiedene Hausverwaltungen. Achte auf Referenzen, Erfahrungen und Dienstleistungen.

Beschlussfassung:

• Einberufung einer Eigentümerversammlung: Eine Eigentümerversammlung muss einberufen werden, um den Wechsel der Hausverwaltung zu beschließen. Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor der Versammlung schriftlich erfolgen und die Tagesordnungspunkte müssen klar angegeben sein. Der Verwalterwechsel muss als Tagesordnungspunkt angegeben oder gefordert werden.
• Mehrheitsbeschluss: In der Eigentümerversammlung wird über den Wechsel abgestimmt. Laut § 26 WEG genügt eine einfache Mehrheit der Stimmen.

Kündigung und Beauftragung:

• Kündigung der alten Hausverwaltung: Der Beschluss über die Kündigung muss der alten Hausverwaltung schriftlich mitgeteilt werden. Achte darauf, die Kündigungsfrist einzuhalten.
• Vertragsabschluss mit neuer Hausverwaltung: Schließe einen Vertrag mit der neuen Hausverwaltung ab. Achte darauf, dass alle wichtigen Punkte klar geregelt sind, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden.

Wichtige Fragen und Antworten für den Wechsel der Hausverwaltung

Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen?

Eine ordentliche Eigentümerversammlung muss von der Hausverwaltung einberufen werden, mit einer Ladungsfrist von drei Wochen. Für eine außerordentliche Versammlung können mehr als 25 % der Eigentümer schriftlich (auch per E-Mail) eine Einberufung verlangen. Sollte die Hausverwaltung dies verweigern, kann der Verwaltungsbeirat oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.

Wie erfolgt die Abwahl der Hausverwaltung?

In der Eigentümerversammlung muss sowohl über die Abwahl der Hausverwaltung als auch über die Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen werden. Dieser Beschluss kann nicht dadurch blockiert werden, dass einige Eigentümer der Versammlung fernbleiben. Ist die amtierende Hausverwaltung nicht anwesend, muss beschlossen werden, wer sie über die Abberufung informiert.

Was passiert nach der Abwahl der Hausverwaltung?

Nach der Abwahl muss die Eigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung bestellen. Dabei ist es sinnvoll, sich im Vorfeld über mögliche Kandidaten zu informieren und Angebote einzuholen.

Was tun, wenn die Hausverwaltung inaktiv ist?

• Dokumentation: Alle fehlenden Abrechnungen und Kommunikationsversuche dokumentieren.
• Einberufung einer Eigentümerversammlung: Die Einberufung einer Eigentümerversammlung durch den Verwaltungsbeirat oder durch mehr als 25 % der Eigentümer verlangen, falls die Hausverwaltung sich weiterhin weigert, die Versammlung einzuberufen.
• Beschlussfassung: In der Versammlung über die fristlose Kündigung der Hausverwaltung und die Bestellung einer neuen Hausverwaltung abstimmen.
• Rechtliche Beratung: Bei Bedarf rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass die Kündigung und der Wechsel rechtlich korrekt durchgeführt werden.

Fallbeispiel:

Herr M. und die Mitglieder seiner GdWE waren mit ihrer bisherigen Hausverwaltung unzufrieden. Es gab ständige Verzögerungen bei Reparaturen und die Kommunikation war mangelhaft. In einer Eigentümerversammlung beschlossen sie, die Hausverwaltung zu wechseln. Sie recherchierten mehrere Hausverwaltungen und entschieden sich für eine neue, die ihren Anforderungen besser entsprach. Nach der ordnungsgemäßen Kündigung der alten Hausverwaltung und der Beauftragung der neuen Verwaltung verbesserte sich die Situation erheblich. Die Kommunikation wurde effizienter und die Instandhaltungsarbeiten wurden zeitnah durchgeführt.

Handlungsempfehlungen:

1. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig die Leistung der Hausverwaltung und hole Feedback von anderen Eigentümern ein.
2. Klarheit im Vertrag: Achte darauf, dass alle wichtigen Punkte im Vertrag mit der Hausverwaltung klar geregelt sind.
3. Transparente Kommunikation: Halte alle Eigentümer über den Wechselprozess informiert und sammle deren Zustimmung.

Expertentipp:

Ein Wechsel der Hausverwaltung kann zunächst kompliziert erscheinen, doch mit einer sorgfältigen Planung und klarer Kommunikation kann der Prozess reibungslos verlaufen. Achte darauf, dass die neue Hausverwaltung alle deine Erwartungen und Anforderungen erfüllt, um langfristig von einer professionellen Verwaltung zu profitieren.